Case22

増え続ける紙カルテと効率的な管理方法システム導入のきっかけは5年目に遡る

当院が開業したのは今から約16年前です。完全紙カルテからスタートしましたが、10年を迎える前に、受付の一部、待合の一部をカルテ庫にしてもカルテが増えすぎて保管場所に困るという状況になりました。
診療所が都心に立地しているため、1回限りの受診の方も多く、カルテが減ることは考えられなかったため、カルテ保管用に場所を確保しようかと考えたこともありましたが、あまり現実的ではないので、紙カルテの保管を効率的に行う方法を模索していました。
しかし、眼科の電子カルテを新規開業時ではないタイミングで導入しようとすると、連携させる機器も全て電子カルテ連動に対応していないと利便性は低く、診療の業務効率も下がると考え、良い方法がないか相談しているところでカルテビューアに出会いました。今から5年くらい前になります。

導入成功の秘訣は、紙カルテとスキャンカルテの平行利用

当院では、過去の紙カルテとスキャンカルテの平行利用で運用をスタートしました。そのため、システム導
入と同時に紙カルテが突然減るということはありませんでしたが、同時にレセコンの入替えも行ったため、職員の業務付加を考えると良い判断だったと思います。運用としては、カルテビューアの利用は新患の方のみ最初から行い、再診の患者様については行わず、しばらく紙カルテで診療を行うという選択をしました。おかげで導入時に大きな混乱はなく、1 ヶ月程度でカルテビューアを使った新しい運用に私もスタッフも慣れることができました。
過去のカルテのスキャンについては、システム導入前にスキャン作業をする方法も検討しましたが、作業に膨大な時間がかかることが想定されたため、空いている時間で徐々に行うことにしていて、現在も継続しています。システムを導入して5年がたち、紙カルテの量は、1番多い時の半分になりました。カルテ庫だった部屋の1つは、治験用の部屋として生まれ変わり活用できるようになりました。
また、眼科の場合、検査機器からの結果データをいかにカルテに一元化できるか。ということが効率的な診療を行うための重要なポイントになります。当院ではカルテビューアを導入してから、徐々に機器を電子データ対応できるものに切替えカルテビューアに連携させました。それ以外のものは、紙で出てきた結果をスキャンすることで、カルテビューア内に取り込んでいます。そうすることで、機器の機能に依存することなく、カルテビューアで全てのデータを一元化して確認することができます。検査室にはタブレットを置き、検査担当のスタッフもタブレットで過去の検査結果を確認しながらその日の検査を行っています。
既存の医院にて電子化する場合、このように徐々に電子化が進められるというのも大きなメリットだったと思います。

患者様としっかり向き合い診察できる紙カルテのメリットは残したい

紙カルテが増えすぎたことで検討を始めた電子化でしたが、紙カルテの良いところを残したいという気持ちは当初から強くありました。PCに向き合う時間を少しでも患者様に向けたいという想いからです。電子カルテを導入することは、検討の中で常に頭にありましたが、諦めず良い方法を探してよかったと思っています。カルテビューアに情報が一元化されたことで、各種検査結果はすぐに分かりますし、カルテへの記載は紙カルテなので、サッと書くことが出来ます。また、検査結果だけでなく、患者さんに関わる様々な紙情報もカルテビューアに一元化され確認も直感的な操作で出来るので、紙カルテとカルテビューアの良いところを合わせて理想としていた診療スタイルを実現しています。

スタッフみんなが活用し情報共有による業務効率化を実現。

当院は2診対応で診察を行っています。また、検査対応スタッフは常にカルテ内容を確認しながら検査を行います。私だけがカルテを確認できれば良いという診療スタイルではないのでカルテビューアを活用し、カルテ内容をスタッフがいつでも確認できるということもカルテビューアのメリットとして感じています。また、操作方法も簡単で、使い方が分からなくて困るということはありません。5年利用していますが、「止まってしまった」「一部機能が使えなくなってしまった」などというトラブルもなくサポート担当者の迅速な対応にも大変満足しています。

増え続ける紙カルテと効率的な管理方法システム導入のきっかけは5年目に遡る

導入成功の秘訣は、紙カルテとスキャンカルテの平行利用

患者様としっかり向き合い診察できる紙カルテのメリットは残したい

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